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1. Tenha um plano de negócios
O plano de negócios é o princípio de tudo. É o documento que vai nortear todo o desenvolvimento e crescimento do empreendimento. Muita gente começa a tocar a empresa sem contar com esse instrumento de gestão, mas essa é uma decisão equivocada. Por isso, se você ainda não providenciou o seu plano de negócios, esta é a hora. Ele vem antes da gestão e da administração das finanças, porque serve de base de sustentação para todo o empreendimento. Nele, você vai tratar do fundamento da empresa: quais são os valores, a missão, os objetivos, a proposta de valor, a concorrência, o cenário do produto ou serviço no mercado e as projeções iniciais de faturamento e custos.
2. Consulte um contador
Antes de formalizar sua empresa, o contador deve fazer o planejamento tributário do negócio, que terá impacto direto nos resultados. Além das questões fiscais e tributárias, a contabilidade pode auxiliar com questões financeiras importantes. Vale a pena tratar o contador como um aliado do seu negócio, já que esse profissional tem grande familiaridade com números e pode oferecer insights importantes sobre seus balanços, custos, faturamento e oportunidades de melhoria operacional. Ele é a pessoa certa para consultar se você está em dúvida na hora de expandir seu negócio ou quando pensa em tomar um empréstimo, por exemplo.
3. Separe as contas pessoais das despesas da empresa
Embora seja um erro comum no início, misturar as contas pode causar prejuízos sérios. A confusão nos números se torna ainda mais perigosa à medida que a empresa cresce. Por isso, é importante adotar uma separação total de contas desde o início e estabelecer um pró-labore para que o gestor possa fazer retiradas mensais programadas.
4. Crie uma conta PJ digital
Para separar bem as finanças da empresa e as contas pessoais, é essencial criar uma conta PJ. E as melhores opções hoje são as contas digitais, que oferecem agilidade, praticidade e custo baixo.
5. Faça o fluxo de caixa
O controle dos valores que entram e saem da conta deve ser minucioso. Isso porque o retrato final pintado por esses números revela muito sobre a situação atual da empresa. Sem um fluxo de caixa adequado, o gestor não sabe em que ponto o negócio se encontra e não tem informações suficientes para tomar decisões. Com esse registro, dá para saber o que falta ser pago à empresa (e cobrar, se for o caso), verificar todos os custos do negócio (e cortar, quando necessário) e se preparar para as próximas semanas e os próximos meses.
6. Use a tecnologia
Como vimos, planilhas e softwares de gestão e de tarefas podem ser uma mão na roda para os empreendedores. Com essas ferramentas, fica mais fácil cuidar das finanças sem esquecer da operação e da estratégia do negócio. Sempre que possível, invista em automações e integrações, para perder o mínimo tempo possível em tarefas manuais e repetitivas.
7. Corte custos
Os custos devem ser acompanhados de perto pelo gestor. Sempre é possível cortar excessos e ganhar eficiência — só é preciso descobrir como. Então, se você ainda não tem uma dimensão exata de quanto custa cada processo, produto e serviço da empresa, é bom voltar à planilha. Depois, para reduzir os custos, é interessante recorrer a KPIs (indicadores-chave de desempenho), que servem para detectar a eficiência da empresa em diferentes áreas. É possível criar KPIs para tudo: vendas, produtividade, tempo de duração de um processo, etc. Com a evolução dessas métricas, fica mais fácil saber onde estão os gargalos de eficiência.
8. Planeje o crédito com sabedoria
A tomada de crédito é um capítulo importante em qualquer guia sobre a administração das finanças da empresa. Em vários momentos, um financiamento é essencial para viabilizar a expansão dos negócios. Mas qualquer crédito envolve juros e compromissos futuros, que precisam ser bem planejados e estudados. Nessa hora, é bom ter bastante prudência: um passo em falso pode causar estragos nos resultados da empresa! Por isso, ao planejar um empréstimo, faça um estudo detalhado de como o dinheiro será usado e como será pago. Pegar dinheiro emprestado para capital de giro, por exemplo, é um sinal de alerta para a sustentabilidade do negócio. Em situações assim, fique muito atento ao custo total do crédito, às taxas, aos juros, às condições de pagamento e em quais ações serão tomadas para o pagamento das parcelas.
9. Controle o estoque
O estoque tem tudo a ver com as finanças e é um grande gargalo em algumas empresas. Lembre-se de que as matérias-primas e produtos ali armazenados são ativos, valem dinheiro e fazem parte, portanto, dos esforços de administração. E perdas com produtos vencidos ou furtados podem custar caro. Então, seja com uma planilha ou um software de gestão, a atenção ao estoque deve ser total.
10. Fique de olho no longo prazo
Um dos maiores aliados da administração financeira da empresa é o longo prazo. Com uma perspectiva de semanas e meses à frente, você pode organizar melhor as contas a pagar e receber, o capital de giro e a projeção de investimentos. Para isso, é essencial organizar um planejamento financeiro que permita identificar e monitorar tudo que você já sabe das contas da empresa no futuro. Assim, fica mais fácil se preparar para emergências e tomar as medidas necessárias!
11. Invista o dinheiro
Dinheiro parado perde valor por causa da inflação. Então, sempre que puder, invista o dinheiro da empresa para que os juros trabalhem a seu favor (e não o contrário). Há muitas opções de aplicações para empresas, com variados riscos. Existem fundos de renda fixa, por exemplo, com risco baixo e que aplicam em títulos do Tesouro e crédito privado. Nesse caso, o retorno pode variar bastante e é calculado em relação ao CDI (Certificado de Depósito Interbancário, que é a taxa de juros entre bancos e segue de perto a Selic, taxa básica de juros da economia brasileira). Também há outros tipos de fundo, com riscos e retornos mais elevados, e aplicações como títulos de renda fixa, com risco ainda menor.
Ao investir, vale ficar atento a estes aspectos:
Como são muitos detalhes, é importante considerar que, se você nunca investiu na Pessoa Física, deve agir com extrema cautela ao pensar em aplicar na Pessoa Jurídica.
12. Conte com uma reserva de segurança
Nem sempre pequenas empresas mantêm uma reserva de dinheiro para o futuro. Assim como na sua vida pessoal, essa parcela das finanças serve para situações extraordinárias e pode ser a salvação em momentos de crise. Por isso, a reserva deve ser alocada em aplicações de liquidez alta, ou seja, que podem ser resgatadas rapidamente sem perda de valor. Uma alternativa de investimento é o CDB (Certificado de Depósito Bancário), uma opção comum em bancos e corretoras. Nessa modalidade, é possível encontrar títulos com liquidez diária. Há a cobrança de IOF (de 96% no primeiro dia a 0% depois de 30 dias) se você resgatar rápido, e a cobrança de IR em qualquer momento, em uma alíquota que parte de 22,5% (menos de 180 dias) e cai para 15% no longo prazo (mais de 720 dias).
Conclusão
Como vimos, administrar as finanças da empresa é uma tarefa complexa e delicada, mas essencial para o sucesso do negócio! É preciso separar as contas da Pessoa Física e da Pessoa Jurídica, investir em tecnologia para controlar entradas e saídas, manter os olhos no longo prazo, estabelecer uma relação de parceria com o contador e tomar decisões baseadas no que os números dizem.
